调查定义
调查可以广泛定义为对主题的详细调查。尽管访谈和焦点小组通常在这个广泛的保护伞下包括在内,但该术语调查已成为问卷调查方法的代名词。可以说,调查是组织中最常见的数据收集方法,这主要是由于其广泛的适用性。它们可用于收集组织内部和外部的信息。调查可用于评估员工态度,衡量组织变革工作的准备,收集绩效反馈或衡量客户满意度。为了收集这些目的的准确信息,需要遵循某些步骤;但是,用户经常低估了正确进行调查所需的时间。计划,设计,沟通,管理,分析和解决调查结果的关键步骤是任何组织的严重承诺。
定义调查的目的和目标
在任何调查项目都可以认真开始之前,必须明确定义该项目的目标和预期结果。这些目标将推动内容涵盖,要问的问题,要问的人以及要使用的格式。因此,研究人员需要确定调查是否旨在采取组织的脉搏,确定采取或探索新产品,政策或其他变化的必要行动。研究人员还需要在计划过程中包括关键的利益相关者。将要求将要解决调查结果的组织成员必须在该过程的最早阶段包括。这也是收集高级管理层支持的好时机,更不用说工会官员了,如果适用的话。没有组织顶部的人的买入,调查项目很容易被颠覆。
一旦获得了关键参与者的支持,就可以开始识别要收集的信息的过程。此过程是由如何使用信息来驱动的。例如,如果保留关键人才的目标,例如,员工满意度调查需要解决影响员工敬业度的主题(监督,工作本身,同事,增长机会)。客户满意度调查必须解决关键产品和服务以及如何交付。任何调查的目的是收集有助于改善组织的信息。
设计调查
设计乐器
需要关于将要提出的问题的类型做出一些初步决定。首先,必须考虑开放式(即写入)与封闭式(李克特类型)问题的平衡。开放式问题提供了大量信息,但代码和解释也需要更长的时间。
开放式问题还为受访者提供了漫步的机会,因此,这些问题必须非常具体,以防止意外或无法解释的回答。封闭的问题更容易总结,但没有为受访者提供任何真正的阐述机会。然而,封闭式问题在其构建方面提出了不同的问题。为了收集更多信息,调查设计师通常会创建无意间双管的问题,这些问题要求提供两个单独的信息(例如,问一个问题的受访者对他们的薪水和福利进行评分)。事后解释是不可能的,因为受访者的重点尚不清楚(例如,他们对薪水或福利进行评分或两者?)。问题需要解决受访者知道的问题,避免受访者可能不知道的行话或首字母缩写词,并使用最简单的语言。始终将最敏感的问题放在调查结束时,以避免在真正开始之前失去潜在的受访者。
为了确保问题询问预期的内容,简短的预测试可以防止以后头痛。要求一个小组查看问题,以确保它们的措辞正确。您还想测试调查需要多长时间(因此您的邀请信不会撒谎所需的时间)和跳过模式以确保受访者看到正确的问题。问题顺序的流量和自然性也可以在预测试期间进行评估。对于在线调查,必须测试URL和超链接,以确保调查工具可以完成您希望的事情,并且最终的调查看起来应有。
决定如何管理
在进行调查之前,还需要做出一些其他决定。调查会送给所有员工还是较小的样本?调查会在线进行还是使用纸和铅笔?如果使用纸质调查,是否会通过邮件或工作地点的小组管理部门进行管理?是否需要参与激励措施?什么时候是最佳管理时间?
进行人口普查或样本调查的决定与调查过程的其他阶段有关。如果调查旨在利用对进一步行动或变革的承诺,则应包括整个组织。如果将在组织中的每个部门中共享结果(期望采取部门级的行动),则需要进行人口普查。如果调查的目的是将组织整体对问题(或问题)的感觉进行脉动,则样本可能就足够了。样本调查使组织可以更频繁地进行调查,而不会承受调查疲劳的风险。样本调查可能会怀疑为什么和谁实际被邀请,但是,他们可能会更容易忽略受访者,因为周围的每个人也没有接受。样本调查需要人力资源(以及潜在的信息技术)的支持才能识别合格的员工,然后随机选择它们。如果将结果分为较小的组(例如,通过分区,地理区域或人口统计组),则可能需要采取分层的抽样方法,以确保相关亚组的有效结果。
传达调查
管理调查的下一步是传达将发生的。如果调查的沟通良好,答复率会受到影响。所需的沟通水平是组织的调查文化的函数。在以前从未进行过调查的公司中,需要在调查之前进行广泛的沟通,以指示为什么要进行调查,响应至关重要,如何使用结果以及组织如何致力于采取行动。在过去对调查有负面经历的组织中,沟通需要集中于这次情况如何不同。沟通媒介因公司而异。高级管理人员的电子邮件可能足够,而其他组织可能需要公共地址。组织中通常用于传达重要事件的沟通媒介也应用于调查。
管理调查
进行调查的媒介是一个关键决定。如果所有员工都可以访问互联网或电子邮件系统,则建议在线或网络调查。在线调查可以更轻松地跟踪响应率,并消除对纸质调查涉及的数据输入的需求。结果,与其他方法相比,在线调查通常更具成本效益。但是,在线调查可能会陷入网络问题的牺牲品,并怀疑响应不是真正匿名的。在线调查还需要控制对调查的访问。如果劳动力没有准备好访问Internet或公司网络,则可能需要进行纸质调查。纸质调查是大多数人会自动想到的,因此这种格式有些舒适。它们还允许小组管理,这可以帮助提高响应率。语音响应调查可以通过电话进行,但通常要求调查非常简短,而且不是很复杂。 Fax-based surveys are still used but have faded in popularity.
参与的激励措施通常不太关心内部员工调查,因为人们预计将参加。但是,对于外部调查(例如,客户满意度调查),激励措施可能有助于提高响应率。研究继续研究最有效的激励措施,但基于回答的彩票似乎实际上将反应降低到水平以下,而根本没有激励措施。更直接的激励措施似乎更有效。分享结果的承诺也可以激发一些受访者。
最后,调查的时机至关重要。组织应避免异常繁忙的时间(会计师,11月和12月在零售中)或期望许多员工离开(夏季或假期)的时间。组织需要为员工提供足够的时间来做出回应,并必须容纳个人旅行,假期和休假。只有一周的调查可能会导致员工错过回应的机会。两个星期是一个短的管理期,两个月相对较长。当然,在线调查可能需要较短的窗口,并且邮件调查需要留出时间进行邮政服务。同样,必须考虑调查行动计划的时机。该调查应定时,以便在调查完成并分析结果后不久就可以立即进行结果和初步的随访行动。
分析调查结果
有很多方法可以分析调查结果,与有问题要问。分析方法必须适合将收到信息的受众。尽管回归分析和其他高级统计数据可能会提供非常有用的信息,但它们并不适合每个受众。通常,总结了对单个问题或问题组的有利回答的百分比。也可以比较项目或项目组的平均值。例如,平均值相对较高的类别或问题识别强度和类别的领域或平均值相对较低的问题代表改进的机会。
提出调查结果并采取行动
组织中的文化影响了调查结果如何喂养到员工中。一些组织在部门级别共享结果,然后上升层次结构,而高级管理层实际上获得了较低级别的结果。其他组织要求首先在顶部显示结果,然后将结果从组织的顶部推出。推出的方向是公司传达调查重要性以及他们期望采取行动的另一个机会。
共享的结果取决于听众,应该专注于“对他们有什么?”。因此,与前线部门共享的结果将与与高级管理团队共享的结果大不相同。部门想知道该小组的感受,在哪里,他们的位置以及他们与其他团体(或其他指挥链)的比较。高级管理人员想知道组织的哪些部分运行良好,哪些需要立即关注。他们还想知道组织的结果如何与行业(或竞争对手)规范相比。
这就提出了一个重要的问题,即分析和解释的重点是组织的内部还是外部。对于第一次调查,当分析应集中在内部优势和劣势上时,外部规范可能是不必要的干扰。建立初始内部基线后,对后续调查进行比较与基准规范进行比较可能很有用。调查的目的再次推动了组织的重点。
当确定改进领域时,组织(或部门)必须决定从哪里开始 - 它不一定要应对所有挑战。在这一点上,高级管理层(或部门管理)的承诺至关重要。那些需要进行更改的人将不参加,除非他们认为自己将获得所需的资源和支持。
概括
调查是组织中流行的工具,但几乎每个人都认为他或她可以很好地进行调查。不幸的是,调查的做法很容易。通过遵循此处概述的步骤,可以避免调查研究中的一些关键陷阱,并可以实现有效调查的好处。
参考:
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